การแชร์ไฟล์แบบ PDF [update]

สำหรับผู้ที่ใช้ windows มานาน อาจจะยังไม่คุ้นเคยกับทำงานกับไฟล์แบบ PDF นี้ ที่ส่วนใหญ่จะทำให้นึกถึงซอฟแวร์ราคาแพงและดูเป็นเรื่องไกลตัว เลยพาให้ไม่รู้ว่าสุดท้ายแล้ว PDF นี่จริง ๆ เอาไว้ทำอะไร, ใช้อย่างไร หรือว่าทำให้ชีวิตเราดีขึ้นได้ยังไงบ้าง

ผมเลยตั้งใจว่าจะลองอธิบายการใช้งานไฟล์ PDF บน OS X แบบคร่าว ๆ ซึ่งเป็นเรื่องที่ผู้ใช้ mac มือใหม่ไม่น่าจะมองข้ามครับ

ไฟล์แบบ PDF คือ?

นานมาแล้ว การทำงานเอกสารหรือการแชร์ไฟล์ข้ามโปรแกรม หรือว่าข้ามระบบปฎิบัติการ มักจะเป็นเรื่องยุ่งยาก เพราะแต่ละค่ายก็จะมีวิธีการจัดการไฟล์เอกสารแตกต่างกันออกไป ทำให้เราไม่สามารถนำไฟล์จากโปรแกรม A มาเปิดดูบนเครื่องที่ไม่มีโปรแกรม A ได้..

PDF เลยเกิดขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาตรงนี้ ให้ลองนึกภาพคร่าว ๆ ว่าไฟล์ PDF ก็เหมือนไฟล์มาตรฐานสากลเหมือนไฟล์ภาพ JPEG หรือ GIF ที่เป็นมาตรฐานที่โปรแกรมจัดการกับภาพส่วนใหญ่รับรู้และแสดงผลเหมือน ๆ กัน PDF ก็เกิดขึ้นมาสำหรับไฟล์เอกสารครับ โดยทั่วไป สามารถเปิดข้ามระบบ OS ได้ โดยที่การแสดงผลยังเหมือนเดิม

การแชร์ไฟล์ผ่าน PDF มีข้อดีคือ เราแทบไม่ต้องคำนึงถึงเรื่อง font ว่าเครื่องปลายทางจะมี font หรือว่าโปรแกรมเฉพาะกิจสำหรับเปิดไฟล์เอกสารที่เรามีอยู่หรือไม่ เพราะบน windows pc จะมีโปรแกรมฟรีชื่อ Adobe Acrobat Reader เอาไว้เปิดตรงนี้ได้ และมีมาให้ใน windows แทบจะทุกเครื่อง หรือถ้าไม่มี ก็สามารถ download ได้จากหน้าเวปของ Adobe ครับ ส่วนบน OS X เราเปิด PDF ได้ผ่านโปรแกรม Preview ที่มีมากับ OS X ทุกเครื่องอยู่แล้วครับ =)

คร่าว ๆ เป็นประมาณนี้ แต่นอกจากไฟล์แบบเอกสารแล้ว PDF ยังสามารถแป่ะไฟล์ multimedia อื่น ๆ ลงไปได้อีก หรือว่าสามารถนำไปใช้ในกระบวนการพิมพ์ชั้นสูงได้ต่อไป แต่สำหรับตรงนี้ ผมคงเขียนเกี่ยวกับการใช้งานกับไฟล์เอกสารทั่วไปนะครับ

การสร้างไฟล์ PDF บน OS X

มีหลายวิธีดังนี้

1.Export to PDF : หลายโปรแกรมรองรับตรงนี้ครับ และเชื่อว่าผู้ใช้งานส่วนใหญ่จะคาดหวังในคำสั่งนี้ แต่ไม่ทุกโปรแกรมที่ทำงาน Export ได้ดีพอ และมักจะมีปัญหาการแสดงผลที่คลาดเคลื่อนได้จากคำสั่งนี้ในบางโปรแกรม

2.Print to PDF : เป็นการสร้างไฟล์ PDF ผ่านคำสั่ง print ครับ เป็นวิธีที่ค่อนข้างสะดวก เพราะทุกโปรแกรมบน OS X สามารถสั่ง print ได้อยู่แล้ว และเท่าที่ผมใช้งานตรงนี้มา มีความคลาดเคลื่อนของหน้าตาเอกสารน้อยกว่าวิธีแรกเยอะมากครับ =)

เราสามารถสร้างไฟล์ PDF ได้จากไฟล์ในทุกรูปแบบที่โปรแกรมสามารถสั่ง print ได้ ลองเปิดไฟล์อะไรขึ้นมาดู แล้วสั่ง Print จากนั้น ให้ลองเลือกที่มุมด้านซ้ายล่างหัวข้อ PDF ดู จะมีตัวเลือกออกมาอีก แบบนี้ครับ

ให้ลองเลือก Save as PDF เพื่อ save ลงในเครื่อง แล้วลองเปิดด้วย Preview ขึ้นมาดู .. เราก็จะได้ไฟล์ PDF ตามที่เราต้องการแล้ว

note : การสร้างไฟล์ PDF ด้วยวิธีนี้ ตัวหนังสือภายในไฟล์เอกสาร สามารถ hilight ได้ หรือพูดให้ง่ายคือ spotlight สามารถ index เพื่อค้นหาได้ครับ

3.สร้างไฟล์ PDF ผ่านโปรแกรมจากค่ายอื่น ๆ : ถ้าเราต้องการความสามารถที่นอกเหนือไปจากการสร้างไฟล์ PDF แบบทั่วไปบน OS X แล้ว เราก็สามารถใช้โปรแกรมอื่นสร้างไฟล์ PDF ได้เหมือนบน PC ครับ

สรุปข้อดีของ PDF

• ไม่ต้องกังวลเรื่องการรับส่งไฟล์ หรือนำไฟล์ไปเปิดบนเครื่องอื่น สำหรับไฟล์เอกสาร ก็ไม่ต้องกังวลเรื่อง font หรือ layout เพราะ PDF มีความเป็นมาตรฐานในตัวเอง ที่มีผู้พัฒนาโปรแกรมคอยทำตาม ทำให้เปิดข้ามโปรแกรมหรือข้าม OS กันได้แบบไม่ค่อยมีปัญหา
• สามารถค้นหาได้ในตัว PDF เอง ตรงนี้เป็นข้อแตกต่างที่เห็นได้ชัดเจนจากแต่ก่อนที่เราพยายามทำไฟล์เอกสารให้เป็นไฟล์ภาพ เพราะมีการเก็บค่าของตัวอักษรเอาไว้ใน PDF ทำให้โปรแกรม search ในเครื่อง (หรือบน OS X = spotlight) สามารถ index คำค้นต่าง ๆ เพื่อค้นหาภายหลังได้อีก ซึ่งค่อนข้างสะดวกในการจัดเก็บเอกสารเยอะ ๆ ข้ามปี โดยที่ไม่ต้องกังวลว่าถ้า upgrade โปรแกรมพวก Office suit ไปแล้วจะกลับมาเปิดอ่านไม่ได้
• เก็บเอกสารหลาย ๆ หน้าไว้ใน PDF ไฟล์เดียวได้
• ไฟล์ PDF เองมัศักยภาพมากพอที่จะจดจำค่าสีที่ถูกต้อง และสามารถนำไปพิมพ์หรือทำ production ในส่วนของงานพิมพ์ได้ถ้าเข้าใจวิธีการทำ workflow ที่ถูกต้อง
• มีความยืดหยุ่นกว่าการทำเอกสารเป็นไฟล์ภาพ เพราะ PDF สามารถเก็บ media ต่าง ๆ ไว้ในตัวเองได้ด้วย

ข้อด้อย

• เกิดจากที่ผู้ใช้งานไม่รู้ว่าจะจัดการกับไฟล์ PDF อย่างไร รวมไปถึงการใส่ note หรือทำ annotate อื่น ๆ ให้กับไฟล์ PDF ตรงนี้ทำให้เกิดความรู้สึกว่ายุ่งยาก และซับซ้อนกว่าที่เคยรับส่งไฟล์เอกสารเป็น .doc หรือเป็นไฟล์ภาพ JPG ทั่วไป
• โดยส่วนใหญ่แล้ว เราไม่สามารถแก้ไขไฟล์เอกสารที่เป็น PDF โดยตรงได้ คือทำได้ แต่ต้องใช้โปรแกรมเฉพาะ ทำให้ผู้ใช้ทั่วไปคิดว่าไม่สะดวก .. เพราะโดยธรรมชาติของ PDF เองแล้ว เค้าถูกออกแบบมาเพื่อการเป็น “สื่อกลาง” สำหรับแชร์ข้อมูล จากเครื่อง A มายังเครื่อง B หรือเครื่อง C โดยพยายามคงสภาพของต้นฉบับเดิมเอาไว้ให้เพี้ยนน้อยที่สุดครับ

อ่านประกอบ :
การใช้ Preview จัดการกับไฟล์ PDF
http://macmuemai.com/content/215

[update เพิ่มข้อดี, ข้อด้อยของ PDF เท่าที่ผมพอจะนึกออกครับ - ก๊อก]